พูดถึงเรื่องการประชุมเราคงจะต้องนึกถึงภาพของสถานการณ์ความตึงเครียดขึ้นมาในหัวเลยจริงไหมล่ะครับ เพราะขึ้นชื่อว่าการประชุมแล้ว มันก็มักจะเป็นการพูดคุยเพื่อหาแนวทางแก้ปัญหาต่างๆ แต่ทราบหรือไม่ครับว่าในการประชุมนั้นหากเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพแล้วล่ะก็ นอกจากที่เราจะต้องเสียเวลาไปเปล่าๆแล้ว อาจส่งผลให้บริษัทต้องเกิดการสูญเสียขึ้นด้วย อย่างในอเมริกาเองโดยสรุปแล้วในหนึ่งปีสูญเสียเงินกว่า 37 พันล้านเหรียญไปกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการประชุมเลยนะครับ ซึ่งนั่นไม่ใช่จำนวนเงินน้อยๆเลย ดังนั้นวันนี้เราเลยมีเทคนิคดีๆที่นาย Steve Jobs อดีต CEO ผู้ล่วงลับของบริษัทที่ประสบความสำเร็จที่สุดบริษัทหนึ่งอย่าง Apple ใช้ในการประชุม มาบอกต่อกันครับ
1.เขามักจัดประชุมให้เล็กที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
เรื่องนี้เป็นเรื่องราวที่อยู่ในหนังสือของ Ken Segall ที่ทำงานร่วมกับ Jobs มาหลายปีครับ โดยเขาได้เล่าไว้ในหนังสือ Insanely Simple แบบนี้ครับ
ขณะที่ Jobs กำลังจะประชุมประจำสัปดาห์กับเอเจนซี่โฆษณาของ Apple แต่เขากลับหยุดแล้วมองไปที่ใครคนหนึ่งในห้องประชุมด้วยคามเยือกเย็น สายตาของ Jobs กำลังจับจ้องไปที่ Lorrie ที่ก่อนหน้านี้เธอไม่เคยมาเข้าประชุมมาก่อน
Jobs ได้เริ่มบทสนทนาด้วยการถามเธอว่า “คุณเป็นใคร” พร้อมกับชี้นิ้วไปที่เธอ
จากนั้นทาง Lorrie ก็ได้ให้คำตอบกับ Jobs อย่างใจเย็นว่า “ดิฉันถูกขอให้มาเข้าร่วมในการประชุมครั้งนี้เพราะว่า ดิฉันเป็นส่วนหนึ่งของโปรเจคการตลาด”
หลังจากที่ Jobs ฟังเธออธิบายจนจบแล้ว เขาจึงได้บอกกับเธออย่างสุภาพว่า “ผมไม่คิดว่าเราต้องการคุณในการประชุมครั้งนี้คุณ Lorrie… ขอบคุณ”
เรียกว่าเป็นความเหี้ยมที่มีอยู่ในตัวของ Jobs ก็ว่าได้ครับ แต่นั่นคือสิ่งที่เขาทำเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเองครับ นอกจากนี้ยังมีเรื่องที่นาย Jobs ได้ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมงานสัมนาเล็กๆเรื่องเทคโนโลยีของประธานาธิบดี Barack Obama ด้วยนะครับ โดยเขาให้เหตุผลว่า ประธานาธิบดีเชิญคนเข้าร่วมมากเกินไป
2.เขาต้องมั่นใจว่าแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบในแต่ละอย่างในวาระการประชุม
ในปี 2011 ได้มีผู้สื่อข่าวของทาง Fortune นาย Adam Lashinsky ได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับโพรเซสอย่างเป็นทางการที่นาย Jobs ใช้ ก่อนที่จะทำให้บริษัท Apple ประสบความสำเร็จมาจนถึงทุกวันนี้ โดยเขาได้กล่าวไว้แบบนี้ครับ
ในแก่นของความคิดของ Jobs นั้นเน้นไปในเรื่องของความรับผิดชอบ ซึ่งนั่นหมายความว่าแต่ละกระบวนการจะต้องเป็นไปตามที่จัดไว้ ทุกๆคนต้องรู้ว่าตัวเองรับผิดชอบตรงส่วนไหน
นอกจากนี้นาย Lashinsky ยังได้อธิบายเพิ่มเติมไว้อีกว่า :
การทำงานภายในของ Apple นั้นมีการตั้งคำศัพท์ขึ้นมาคำหนึ่งที่เรียกว่า “DRI” ซึ่งเป็นตัวย่อของ Directly Responsible Individual (ความรับผิดชอบโดยตรงของบุคคล) ซึ่งในการประชุมแต่ละครั้งใน Apple จะมีรายการของ Activity ต่างๆ ซึ่งจะตามมาด้วยชื่อของคนที่ DRI หรือรับผิดชอบโดยตรงในงานนั้นๆ ดังนั้นทุกคนจะรู้ได้ทันทีว่าใครรับผิดชอบตรงส่วนไหน ซึ่งมันก็ทำงให้ง่ายกับการจัดการปัญหาต่างๆ
พูดง่ายๆว่าหากต้องการปรึกษาหรือพบปัญหาเกิดขึ้นก็จะพูดกันแบบนี้เลยครับว่า “Who’s the DRI on that?” (ใครรับผิดชอบงานนี้)
ต้องบอกเลยว่าการทำงานในลักษณะนี้เป็นอะไรที่ช่วยได้เยอะครับสำหรับบริษัท Start-up เพราะแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบของตัวเอง หากยังมีเรื่องสำคัญๆที่ยังถูกทิ้งไว้อยู่ไม่ใช่ว่าพวกเขาเพิกเฉยกับมันนะครับ แต่เป็นเพราะแต่ละคนมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบอยู่แล้ว ซึ่งนั่นก็ทำให้แต่ละคนยุ่งมากๆทีเดียวครับ
3.เขาจะไม่ให้ PowerPoint เข้ามากั้นกลางระหว่างการประชุม
Walter Isaacson นักเขียนชีวประวัติของ Steve Jobs ได้กล่าวไว้แบบนี้ครับว่า “Jobs เกลียดการพรีเซ้นท์แบบเป็นทางการ แต่เขาชอบการประชุมแบบเผชิญหน้าอย่างอิสระ”
ในทุกวันพุทธช่วงบ่าย Jobs จะมีการประชุมร่วมกับเหล่ามาร์เก็ตติ้งและทีมโฆษณาของบริษัท ที่ซึ่งการใช้สไลด์ในการอธิบายเป็นเรื่องต้องห้าม ด้วยเหตุผลที่ว่า Jobs ต้องการให้ทีมได้คิดวิเคราะห์อย่างมีเหตุผลที่สุดด้วยแพชชั่นที่พวกเขามี โดยไม่ต้องพึ่งเทคโนโลยีเลยนั่นเองครับ
ทั้งนี้ Jobs ได้บอกกับนาย Isaacson ไว้ว่า “ผมเกลียดการใช้สไลด์ในการพรีเซนท์แทนที่จะเป็นการใช้ความคิด คนเรามักจะนำปัญหามาสร้างเป็นสไลด์ที่มีรูปภาพเยอะๆ แต่จริงๆแล้วผมต้องการให้เขาแค่เอาปัญหา เอาประเด็นต่างๆที่เกิดขึ้นออกมาถกกันบนโต๊ะเลย ไม่ต้องเอารูปนั่นรูปนี่มาโชว์หรอก ในเมื่อคนที่จะถกด้วยก็รู้เรื่องดังกล่าวดีอยู่แล้ว ผมไม่เห็นว่าเราจะต้องใช้ PowerPoint เลย”
นับเป็นความคิดที่ดีครับ เพราะการเอาปัญหามาถกกันตรงๆเลย ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไปทำสไลด์ให้มากความด้วย เพราะอย่างที่ Jobs กล่าวคือทุกคนต่างรู้เรื่องที่จะถกกันในที่ประชุมดีอยู่แล้ว
ที่มา : Businessinsider
