TIP: วิธีตั้งค่า Google Forms ให้แจ้งเตือนใน Line เมื่อมีคนกรอกข้อมูล

Google Forms ไม่ได้ถูกใช้เพียงแค่การสร้างแบบสอบถาม แต่หลายคนนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลสำคัญหลายอย่าง ทั้งด้านการตลาด การเรียนการสอน สมัครเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ การวิจัย แบบสอบถาม และอื่น ๆ อีกมากมาย ด้วยเหตุนี้จึงเป็นประโยชน์ไม่น้อย หากระบบสามารถแจ้งเตือนได้เมื่อมีคนกรอกข้อมูลใน Google Forms ซึ่งบทความนี้เราจะมาแนะนำ “วิธีตั้งค่า Google Forms แจ้งเตือนใน Line เมื่อมีคนกรอกข้อมูล” กันครับ ซึ่งมีหลายขั้นตอนและใช้หลายเครื่องมือ อยากให้เพื่อน ๆ ค่อยทำตามไปเรื่อย ๆ นะครับ ไม่ยากเลย

1. เข้าไปที่ https://notify-bot.line.me/th/ แล้วล็อกอินเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Line ของเราเอง หลังจากนั้นเลือกเมนู “หน้าของฉัน(My page)”

2. กดปุ่ม “ออก Token (Generate Token)” แล้วใส่ชื่อ Token ให้เข้าใจง่าย เช่น การสมัครอบรมวิทยากร เป็นต้น และเลือกกลุ่มที่จะรับการแจ้งเตือน หรือรับการแจ้งเตือนแบบตัวต่อตัวหาเราเองเท่านั้นก็ทำได้ กดปุ่ม “ออก Token” อีกครั้ง

3. กดปุ่มคัดลอก Token เอาไปเก็บไว้ที่ไหนก็ได้ครับ เช่น Facebook หรือ Notepad เป็นต้น เอาไว้ใช้งานในขั้นตอนต่อไป เมื่อเสร็จแล้วปิดหน้าต่าง Line notify ได้เลย ในตอนนี้ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการออก Token ผ่าน Line notify ซึ่งเรายังไม่ต้องทำอะไรกับมัน

4. เข้าไปที่ Google Forms สร้างฟอร์มใหม่ให้เรียบร้อย ซึ่งจะเชื่อมกับ Google sheets หรือไม่? อันนี้ตามใจชอบเลยครับ แต่สิ่งสำคัญก็คือ ให้เข้าไปที่ จุด 3 จุด ด้านบนขวามือแล้วคลิก “โปรแกรมแก้ไขสคริปต์ (Script Editor)”

5. หน้าโปรแกรมแก้ไขสคริปต์ (Script Editor) เข้ามาครั้งแรกกดปุ่ม save เอาไว้ก่อนที่จะดำเนินการต่อเลยครับ และตั้งชื่อโปรเจค(ด้านบนซ้าย)ให้เรียบร้อย

อัพเดต 2022: หากท่านใช้เวอร์ชั่นใหม่ ทำให้เมนูต่าง ๆ ไม่เหมือนบทความนี้ แนะนำให้ไปเมนู “ไปเครื่องมือแก้ไขแบบคลาสสิก” ที่อยู่ด้านบนขวามือ ดังภาพ แล้วกดใช้เวอร์ชั่นเก่าได้เลยครับ ทีนี้ก็ทำตามขั้นตอนต่อไปได้เลย

6. ทำขั้นตอนที่ 5 เสร็จหมดแล้ว ให้ลบ Code ทั้งหมดทิ้งได้เลย แล้วคัดลอก Code ด้านล่างนี้ไปใส่แทนครับ(อ้างอิง: Blockdit)

function genMS(e)
{
var form = FormApp.openById(‘FORM ID’); //Replace your form id
var itemResponses = e.response.getItemResponses();
var text_data = ‘มีผู้สมัครเข้าร่วมกิจกรรมใหม่’;
for (var j = 0; j < itemResponses.length; j++) {
var itemResponse = itemResponses[j];
text_data += ‘\n’+itemResponse.getItem().getTitle()+’: ‘+itemResponse.getResponse()
}
sendMS(text_data);
}
function sendMS(text)
{
var formData = {
‘message’: text,
};
var token = ‘TOKEN’; //Replace your LINE token id here

var options = {
‘method’ : ‘post’,
‘headers’ : {‘Authorization’: “Bearer “+token},
‘contentType’: ‘application/x-www-form-urlencoded’,
‘payload’ : formData
};
UrlFetchApp.fetch(‘https://notify-api.line.me/api/notify’, options);
}

7. ในวงเล็บบรรทัดที่ 3 คำว่า FORM ID ให้แทนที่ด้วยไอดีของ Google forms ซึ่งคัดลอกจากช่อง URL ด้านบน ดังภาพ ซึ่งไอดีของผมคือ 1Ll0H8at-T7N_mTBxWeglqQwewF6qUM3Dgx_OO4Astwg

8. สำหรับบรรทัดที่ 5 ให้เราใส่ข้อความที่จะแจ้งเตือนเรา เช่น มีผู้สมัครเข้าร่วมกิจกรรมใหม่ เป็นต้น และในบรรทัดที่ 18 คำว่า TOKEN ให้แทนที่ด้วย Token จาก Line notify ที่ได้จากขั้นตอนที่ 3 แล้วกดบันทึก(Save) ได้เลย

9. แถบเมนูด้านบนจะมีปุ่มให้เราเลือกฟังก์ชัน ให้เรากดเลือกคำว่า generateMessage จากนั้นกดปุ่ม Play

10. จะมีหน้าต่างเด้งขึ้นมา ให้เรากดคำว่า ตรวจสอบสิทธิ์(Review Permessions) เลือกบัญชีของเราเอง

หมายเหตุ: มาถึงจุดนี้อาจมีข้อความเตือนว่าแอปเรายังไม่ได้รับการยืนยัน ให้เรากดคำว่า “ขั้นสูง” แล้วหน้าต่างจะแสดงข้อความเพิ่มเติม และมีลิงค์คำว่า “ไปที่ ….(ไม่ปลอดภัย)” ให้เรากดเข้าไปได้เลยครับ แล้วกด “อนุญาต”

11. หน้าต่าง Code ให้กดปุ่ม แก้ไข(Edit) >> ทริกเกอร์ของโครงการปัจจุบัน(Current project’s triggers)

12. กดคำว่า “+เพิ่มทริกเกอร์” ด้านล่างขวาของหน้าจอ

13. หลังจากนั้นแนะนำให้ตั้งค่าตามรูปด้านล่างนี้ทุกอย่าง แล้วกดบันทึก

14. เท่านี้ก็ถือว่าสำเร็จเรียบร้อยแล้วครับ ลำดับต่อไปเพียงไปดึงบัญชี Line notify เข้าร่วมกลุ่มทำงานที่เราอยากให้แจ้งเตือนเหมือนดึงเพื่อนเข้ากลุ่ม หรือหากไม่ดึงเข้าร่วมกลุ่ม Line notify ก็จะแจ้งเตือนมาที่เราเพียงคนเดียว ซึ่งเราสามารถทดสอบโดยกรอกข้อมูลใน Google Forms ดูได้เลยครับ ซึ่งจะได้รับการแจ้งเตือนตามที่เราตั้งค่าเอาไว้

ทั้งหมดนี้เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการทำงานด้วย Google Forms ให้มีลูกเล่นมากขึ้นได้ เราจะสามารถรู้ได้ทันทีเมื่อมีคนกรอกข้อมูลเข้ามา และเพื่อนร่วมงานก็จะทราบทันทีเช่นเดียวกันหากเราเลือกให้เตือนไปที่กลุ่ม Line ด้วย ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วยครับ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดถึงประโยชน์ของการแจ้งเตือนด้วย Line notify ก็คือ การสร้าง Google Forms ให้การแจ้งปัญหาการใช้งานต่าง ๆ หรือการสมัครเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะทำให้เราทราบได้ทันที สามารถติดต่อกลับหรือลงมือแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ซึ่งถือว่ามีประโยชน์มากครับ